Datenschutzhinweise bei Veranstaltungen

Datenschutzhinweise bei Veranstaltungen der Audi Event Solutions GmbH & Audi Immobilien Solutions GmbH

gemäß unseren Informationspflichten nach Art. 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Diese Informationen haben den Zweck, Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen durch die Audi Event Solutions GmbH und Audi Immobilien Solutions GmbH (im Folgenden auch „AES“ / „AIS“ genannt) zu informieren. Sie erhalten Informationen darüber, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden und welche Rechte Sie als betroffene Person haben.

I.  Gemeinsame Verantwortliche gemäß Art. 26 DSGVO

Die Audi Event Solutions GmbH (AES) und die Audi Immobilien Solutions GmbH (AIS) sind im Sinne des Art. 26 DSGVO gemeinsam Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Durchführung und Organisation von Veranstaltungen.

• Audi Event Solutions GmbH (AES) ist primär verantwortlich für die Konzeption, Organisation und Durchführung der Veranstaltungen.
• Audi Immobilien Solutions GmbH (AIS) übernimmt im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit insbesondere die Wahrnehmung der datenschutzrechtlichen Pflichten, einschließlich der Bereitstellung eines Datenschutzbeauftragten sowie der Bearbeitung von Anfragen und Rechten betroffener Personen.

Kontaktdaten der gemeinsam Verantwortlichen:

Audi Event Solutions GmbH
Bei der Arena 5
85053 Ingolstadt

Telefon: +49 (0) 841 9745930
E-Mail: info@audi-es.de

II. Datenschutzbeauftragter

Für alle datenschutzrechtlichen Anfragen, insbesondere zur Geltendmachung Ihrer Rechte als betroffene Person (z. B. Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Widerruf) gemäß Art. 15 ff. DSGVO wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten:

Rechtsanwalt Mümtaz Kilic
E-Mail: datenschutz@audi-is.de

III. Umfang der Datenverarbeitung im Rahmen der Teilnahme an einer Veranstaltung des AES

1. Allgemeines

Wenn Sie an einer Veranstaltung der  teilnehmen, verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, mit denen Sie sich für eine Veranstaltung (z. B. Schulung, Workshop, Seminar, Führung) anmelden (Anmeldedaten). Dies sind je nach Veranstaltung

neben Ihrem Namen ggf. die Institution, in der Sie arbeiten, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Anschrift etc.

Diese Daten erhalten wir entweder von Ihnen selbst oder durch Ihren Arbeitgeber oder einen externen Mitveranstalter.

Ihre im Rahmen einer Veranstaltung der AES erhobenen Daten werden ausschließlich im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung von der zuständigen Stelle bei  verarbeitet. Die Datenverarbeitung dient zum einen der Veranstaltungsorganisation, beispielsweise der Zusagen-Verwaltung, der Erstellung von Namensschildern, der Erreichbarkeit der Teilnehmer oder dem Aus- stellen von Teilnahmebescheinigungen.

Zum anderen wird aus den Daten ggf. eine Teilnehmerliste erstellt, die auch zur Einlasskontrolle und/oder z. B. den Referenten oder Instruktoren bei Fahrtrainings übermittelt wird.

Ihre Daten werden ggf. an mögliche Mitveranstalter übermittelt, die sie ebenfalls zur Veranstaltungsorganisation nutzen.

Eine sonstige Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte, insbesondere zu kommerziellen Zwecken von Dritten, findet nicht statt.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer Anmeldedaten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und lit. f) DSGVO.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dient zur Erfüllung des Veranstaltungsvertrages oder unseren berechtigten Interessen oder eines Dritten, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

2. Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten auf Verlangen der betroffenen Person gemäß Art. 17 DSGVO oder schränken sie in der Verarbeitung ein gemäß 18 DSGVO. Außerdem werden personenbezogene Daten dann gelöscht, wenn der Zweck der Speicherung oder Verarbeitung nicht mehr gegeben ist und keine gesetzliche Vorgabe eine weitere Speicherung erforderlich macht (etwa steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, s.u. Ziffer 4). Wenn die Daten aus derartigen Gründen nicht gelöscht werden, wird ihre Verarbeitung eingeschränkt.

3. Aufbewahrungsfristen

Für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit Geschäftsvorgängen erhoben und gespeichert werden, dauert die Aufbewahrungsfrist gemäß §§ 147 Abs. 1 AO, 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4, Abs. 4 HGB acht Jahre und gemäß §§ 147 Abs. 1 und 2 AO, 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB sechs Jahre. Weitere Rechtsgrundlage für Aufbewahrungsfristen und -modalitäten sind die „„Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD gemäß BMF-Schreiben vom 14. 11 2014, IV A 4 – S. 0316/13/10003).

4. Anfertigung und Veröffentlichung von Fotoaufnahmen

Auf einigen unserer Veranstaltungen werden Fotoaufnahmen angefertigt. Sie werden bei der Veranstaltung hierauf ausdrücklich hingewiesen. Die Fotos dienen unserer Öffentlichkeitsarbeit sowie der Information und Nachlese über die Veranstaltung und werden dementsprechend veröffentlicht.

Rechtsgrundlage für die Aufnahmen und deren Veröffentlichung zu diesem Zweck ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

5. Direktwerbung, ähnliche Angebote, Teilnehmerumfragen und Veranstaltungsverteiler (Newsletter)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) zum Zweck der Direktwerbung für eigene oder ähnliche Dienstleistungen im Bereich Veranstaltungsorganisation und Raumvermietung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, unsere Kunden und Interessenten über neue oder ähnliche Angebote zu informieren, die Qualität unserer Leistungen zu verbessern und unsere Geschäftsbeziehungen zu pflegen (§ 7 Abs. 3 UWG).

Postwerbung:
Wir verwenden Ihre postalischen Kontaktdaten, um Ihnen Informationen über vergleichbare Dienstleistungen – insbesondere zur Vermietung von Veranstaltungsräumen, Eventplanung und zugehörigen Services – per Brief zukommen zu lassen. Sie können dieser Nutzung jederzeit widersprechen.

Elektronische Werbung (E-Mail, SMS, MMS):
Sofern wir Ihre elektronische Kontaktadresse im Zusammenhang mit der Buchung oder Nutzung unserer Dienstleistungen erhalten haben, dürfen wir diese gemäß § 7 Abs. 3 UWG auch zur Direktwerbung für eigene ähnliche Angebote verwenden, sofern Sie dem nicht widersprochen haben.
In jeder Werbenachricht finden Sie einen klaren Hinweis auf Ihr Widerspruchsrecht sowie eine einfache und kostenfreie Möglichkeit, die weitere Zusendung jederzeit abzulehnen (z. B. über einen Abmeldelink oder per E-Mail an info@audi-es.de).

Teilnehmerumfragen:
Nach der Durchführung von Veranstaltungen oder bei der Nutzung unserer Räumlichkeiten können wir Sie kontaktieren, um Ihre Zufriedenheit zu erfragen oder Feedback zu unseren Dienstleistungen einzuholen. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Qualitätssicherung und Weiterentwicklung unserer Angebote (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Die Teilnahme an solchen Umfragen ist freiwillig. Sie können der Nutzung Ihrer Kontaktdaten zu diesem Zweck jederzeit widersprechen.

Aufnahme in den Verteiler für Veranstaltungshinweise (Newsletter):
Um Sie über kommende Veranstaltungen, Eventmöglichkeiten oder verfügbare Räumlichkeiten zu informieren und einzuladen, führt die Audi Event Solutions GmbH (AES) einen Verteiler mit Ihren Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Name, Anschrift, Funktion).
Personen, die in diesem Verteiler registriert sind, erhalten in unregelmäßigen Abständen Veranstaltungshinweise per E-Mail.
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Rahmen Ihrer Registrierung für Veranstaltungshinweise erforderlich ist.
Sie können sich jederzeit vom Verteiler abmelden und der weiteren Zusendung widersprechen – etwa über den in jeder E-Mail enthaltenen Abmeldelink oder per E-Mail an info@audi-es.de.

Hinweis auf ggf. erforderliche Einwilligung:
Soweit für bestimmte Kommunikationskanäle oder Empfängergruppen ausnahmsweise eine Einwilligung gesetzlich erforderlich ist (z. B. E-Mail-Werbung an Nicht-Kund:innen oder Online-Umfragen mit erweiterten Auswertungen), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 7 Abs. 2 UWG.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Widerspruchsrecht (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO):
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung, Teilnehmerumfragen oder Newsletter-Zusendungen – auch getrennt nach einzelnen Kommunikationskanälen (Post, E-Mail, SMS/MMS) – jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Es entstehen Ihnen hierfür keine weiteren Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen.

Kontakt für den Widerspruch:
Audi Event Solutions GmbH
Bei der Arena 5, 85053 Ingolstadt
Telefon: +49 (0) 841 9745930
E-Mail: info@audi-es.de

6. Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten

Gemäß Art. 32 DSGVO treffen wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen.

Diese Maßnahmen schließen unter anderem die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten ein, die Fähigkeit, die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherzustellen; die Fähigkeit, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen und für ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung zu sorgen.

Um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten, werden Hardware, Software und Verfahren gemäß dem in Art. 25 DSGVO bestimmten Prinzips des Datenschutzes durch Technikgestaltung und datenschutzfreundlicher Voreinstellungen ausgewählt beziehungsweise entwickelt.

7. Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern und Dritten

Wir übermitteln oder offenbaren personenbezogene Daten nur dann an andere Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeiter oder Dritte, z. B. Newsletter-Dienstleister oder Zahlungsdienstleister), wenn dafür eine gesetzliche Erlaubnis besteht, zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO oder eine Einwilligung der betroffenen Personen vorliegt oder eine rechtliche Verpflichtung besteht oder die Übermittlung oder Offenbarung durch unsere berechtigten Interessen gedeckt ist, wie etwa beim Einsatz spezieller Dienstleister oder Beauftragter.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Auftragsverarbeiter geschieht nur auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO.

8. Übermittlungen in Drittländer

Die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums zur Verarbeitung durch Dritte sowie die Offenlegung, von Daten an Dritte in einem Drittlang erfolgt ausschließlich zur Erfüllung von vorvertraglichen Pflichten oder aufgrund Ihrer Einwilligung oder aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder aufgrund unserer berechtigten Interessen, und nur wenn dafür die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO vorliegen, vorbehaltlich sonstiger gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnistatbestände. Das gilt etwa durch Vereinbarung offiziell anerkannter Datenschutz-Vertragsbestimmungen gemäß der EU-Standardvertragsklauseln und einer Risikobewertung für Datenübermittlungen in unsichere Drittländer (Transfer Impact Assessment (TIA)).

IV. Ihre Rechte als betroffene Person

Durch die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind Sie betroffene Person, sodass Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zustehen:

1. Auskunftsrechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten

Sie haben das Auskunftsrecht darüber, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden, welche Daten dies sind, wie lange sie gespeichert werden und an wen Sie übermittelt werden, gemäß Art. 15 DSGVO.

Sie können in Bezug auf Sie betreffende Daten die Berichtigung und die Vervollständigung verlangen, gemäß Art. 16 DSGVO.

Außerdem haben Sie das Recht, in Bezug auf Sie betreffende personenbezogene Daten die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung zu fordern, der Verarbeitung zu widersprechen und sich bei einer Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung zu beschweren gemäß Art. 15, 17, 18 und 77 DSGVO.

Darüber hinaus haben Sie das Recht zu verlangen, dass von Ihnen bereitgestellte, Sie betreffende personenbezogene Daten in einem maschinenlesbaren Format an Sie oder einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, gemäß Art. 20 DSGVO (Recht auf Datenübertragbarkeit).

2. Widerrufs- und Widerspruchsrechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten

Sie haben das Recht, eine bereits erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Zukunft zu widerrufen, gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Außerdem haben Sie das Recht, der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen, gemäß Art. 21 DSGVO. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen. Das gilt vor allem, wenn Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, um Direktwerbung zu betreiben.

V. Änderung der Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise zu aktualisieren, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in den Datenschutzhinweisen umzusetzen.

Stand: November 2025