Datenschutzhinweise bei Veranstaltungen
Datenschutzhinweise bei Veranstaltungen der Audi Event Solutions GmbH
gemäß unseren Informationspflichten nach Art. 13, 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Diese Informationen haben den Zweck, Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen durch die Audi Event Solutions GmbH (im Folgenden auch „AES“ genannt) zu informieren. Sie erhalten Informationen darüber, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden und welche Rechte Sie als betroffene Person haben.
I. Verantwortliche Stelle
Audi Event Solutions GmbH
Bei der Arena 5
85053 Ingolstadt
E-Mail: info@audi-es.de
Telefon: +49 (0) 841 9745930
II. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
datenschutzmanufaktur
Inh. Rechtsanwalt Mümtaz Kilic
Provinostraße 52
86153 Augsburg
Telefon: +49 821 4552265
E-Mail: mk@datenschutzmanufaktur.com
III. Umfang der Datenverarbeitung im Rahmen der Teilnahme an einer Veranstaltung der AES
1. Allgemeines
Wenn Sie an einer Veranstaltung der AES teilnehmen, verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, mit denen Sie sich für eine Veranstaltung (z.B. Schulung, Workshop, Seminar, Führung) anmelden (Anmeldedaten). Dies sind je nach Veranstaltung neben Ihrem Namen ggf. die Institution, in der Sie arbeiten, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Anschrift etc.
Diese Daten erhalten wir entweder von Ihnen selbst oder durch Ihren Arbeitgeber oder einen externen Mitveranstalter.
Ihre im Rahmen einer Veranstaltung durch die AES erhobenen Daten werden ausschließlich im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung von der zuständigen Stelle bei AES verarbeitet. Die Datenverarbeitung dient zum einen der Veranstaltungsorganisation, beispielsweise der Zusagen-Verwaltung, der Erstellung von Namensschildern, der Erreichbarkeit der Teilnehmer oder dem Ausstellen von Teilnahmebescheinigungen.
Zum anderen wird aus den Daten ggf. eine Teilnehmerliste erstellt, die auch zur Einlasskontrolle und/oder z.B. den Referenten oder Instruktoren bei Fahrtrainings übermittelt wird.
Ihre Daten werden ggf. an mögliche Mitveranstalter übermittelt, die sie ebenfalls zur Veranstaltungsorganisation nutzen.
Eine sonstige Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte, insbesondere zu kommerziellen Zwecken von Dritten, findet nicht statt.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer Anmeldedaten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) und lit. f) DSGVO.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dient zur Erfüllung des Veranstaltungsvertrages und/oder unseren berechtigten Interessen oder eines Dritten, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.
2. Löschung der Daten
Wir löschen personenbezogene Daten auf Verlangen der betroffenen Person gemäß Art. 17 DSGVO oder schränken sie in der Verarbeitung ein gemäß 18 DSGVO. Außerdem werden personenbezogene Daten dann gelöscht, wenn der Zweck der Speicherung oder Verarbeitung nicht mehr gegeben ist und keine gesetzliche Vorgabe eine weitere Speicherung erforderlich macht (etwa handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, vgl. Ziffer 3.). Wenn die Daten aus derartigen Gründen nicht gelöscht werden, wird ihre Verarbeitung eingeschränkt.
3. Aufbewahrungsfristen
Für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit Geschäftsvorgängen erhoben und gespeichert werden, dauert die Aufbewahrungsfrist gemäß §§ 147 Abs. 1 AO, 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4, Abs. 4 HGB zehn Jahre und gemäß §§ 147 Abs. 1 und 2 AO, 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB sechs Jahre. Weitere Rechtsgrundlage für Aufbewahrungsfristen und -modalitäten sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD gemäß BMF-Schreiben vom 14. 11 2014, IV A 4 – S 0316/13/10003).
4. Anfertigung und Veröffentlichung von Film- und Fotoaufnahmen
Auf einigen unserer Veranstaltungen behalten wir uns das Recht vor Film- und Fotoaufnahmen anzufertigen. Sie werden bei der Veranstaltung hierauf ausdrücklich hingewiesen. Die Filme und Fotos dienen unserer Öffentlichkeitsarbeit sowie der Information und Nachlese über die Veranstaltung und können dementsprechend im Rahmen der Berichterstattung über die Veranstaltung im Internet, Intranet und in sozialen Medien veröffentlicht werden.
Rechtsgrundlage für die Erstellung der Aufnahmen und deren Veröffentlichung zu diesem Zweck ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
5. Aufnahme in Verteiler für Veranstaltungshinweise der AES (Newsletter)
Um Sie zu anstehenden Veranstaltungen informieren und einladen zu können, führt AES einen Verteiler mit Ihren Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Name, Anschrift, Funktion) und stellt den Teilnehmern in unregelmäßigen Zeitabständen Veranstaltungshinweise (Newsletter) an die angegebene E-Mail-Adresse zu.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.
Von ehemaligen Teilnehmern nutzen wir Adressdaten, die wir von Ihnen im Zusammenhang mit dem Miet- und/oder Veranstaltungsvertrag erhalten haben, um Ihnen, auch über die Vertragslaufzeit hinaus, Informationen zu Veranstaltungen zukommen zu lassen (Direktwerbung).
Wir verarbeiten zu diesem Zweck ggf. weitere Rahmendaten aus dem jeweiligen Vertrag, um die Direktwerbung auf Ihre möglichen Interessen ausrichten zu können.
Als Teilnehmer einer Veranstaltung werden wir Sie außerdem gelegentlich per elektronischer Post (E-Mail) über ähnliche Veranstaltungsreihen zu informieren, die für Sie ebenfalls interessant sein könnten. Diese Informationen erhalten Sie aufgrund gesetzlicher Erlaubnis in § 7 Abs. 3 UWG. Wir nutzen zu diesem Zweck die E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer, die Sie im Rahmen des Vertrags mit uns angegeben haben.
Der oben beschriebenen Nutzung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit, auch teilweise, mit Wirkung für die Zukunft formlos per Post oder E-Mail widersprechen, ohne dass andere Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.
Sie können sich per E-Mail oder per Abmeldelink im Veranstaltungshinweis jederzeit von dem Verteiler abmelden.
6. Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern und Dritten
Wir übermitteln oder offenbaren personenbezogene Daten nur dann an andere Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeiter oder Dritte, z.B. Newsletter-Dienstleister oder Zahlungsdienstleister), wenn dafür eine gesetzliche Erlaubnis besteht, zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder eine Einwilligung der betroffenen Personen vorliegt oder eine rechtliche Verpflichtung besteht oder die Übermittlung oder Offenbarung durch unsere berechtigten Interessen gedeckt ist, wie etwa beim Einsatz spezieller Dienstleister oder Beauftragter.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Auftragsverarbeiter geschieht nur auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages gemäß Art. 28 DSGVO.
7. Übermittlung in Drittländer
Die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums zur Verarbeitung durch Dritte sowie die Offenlegung, von Daten an Dritte in einem Drittlang erfolgt ausschließlich zur Erfüllung von vorvertraglichen Pflichten oder aufgrund Ihrer Einwilligung oder aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder aufgrund unserer berechtigten Interessen, und nur wenn dafür die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO vorliegen, vorbehaltlich sonstiger gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnistatbestände. Das gilt etwa durch Vereinbarung offiziell anerkannter Datenschutz-Vertragsbestimmungen gemäß der EU-Standardvertragsklauseln und einer Risikobewertung für Datenübermittlungen in unsichere Drittländer (Transfer Impact Assessement (TIA)).
IV. Ihre rechte als betroffene Person
Durch die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind Sie betroffene Person, sodass Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zustehen:
1. Auskunftsrechte in Bezug auf Ihre personenbezognen Daten
Sie haben das Auskunftsrecht darüber, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden, welche Daten dies sind, wie lange sie gespeichert werden und an wen Sie übermittelt werden, gemäß Art. 15 DSGVO.
Sie können in Bezug auf Sie betreffende Daten die Berichtigung und die Vervollständigung verlangen, gemäß Art. 16 DSGVO.
Außerdem haben Sie das Recht, in Bezug auf Sie betreffende personenbezogene Daten die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung zu fordern, der Verarbeitung zu widersprechen und sich bei einer Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung zu beschweren gemäß Art. 15, 17, 18 und 77 DSGVO.
Darüber hinaus haben Sie das Recht zu verlangen, dass von Ihnen bereitgestellte, Sie betreffende personenbezogene Daten in einem maschinenlesbaren Format an Sie oder einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, gemäß Art. 20 DSGVO (Recht auf Datenübertragbarkeit).
2. Widerrufs- und Widerspruchsrechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten
Sie haben das Recht, eine bereits erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Zukunft zu widerrufen, gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.
Außerdem haben Sie das Recht, der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen, gemäß Art. 21 DSGVO. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen. Das gilt vor allem, wenn Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, um Direktwerbung zu betreiben.
V. Änderung der Datenschutzhinweise
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise zu aktualisieren, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in den Datenschutzhinweisen umzusetzen.
Stand: Juni 2024